Desde hace algunos años, Microsoft 365 constituye un pilar fundamental para la productividad y la colaboración organizacional.
Al combinar herramientas tradicionales, como Word, PowerPoint y Excel, con plataformas colaborativas como Teams y la flexibilidad y la agilidad del almacenamiento cloud, esta suite en la nube se erige como una solución digital integral.
Ahora bien, más allá de sus ventajas, Microsoft 365 presenta desafíos en términos de protección de activos digitales.
Para reforzar la seguridad y garantizar la disponibilidad e integridad de sus datos, las organizaciones que utilizan este conglomerado de aplicaciones y servicios basados en la nube, necesitan contar con herramientas de backup eficientes y fiables.
En este artículo, explicamos la importancia de realizar copias de respaldo al utilizar esta suite cloud, y detallamos cuáles son las mejores prácticas para implementar soluciones de backup y qué características debe tener un software de backup para Microsoft 365 eficaz.
¿Por qué los backups son fundamentales para los usuarios de Microsoft 365?
Si pensás que los datos que tu empresa gestiona a través de Microsoft 365 están protegidos de manera automática, te damos una (mala) noticia: no es así.
Aunque esta solución cuenta con funciones de seguridad IT robustas, contar con una estrategia de protección adicional es fundamental.
Microsoft se centra principalmente en la disponibilidad de la infraestructura y el tiempo de actividad del servicio, pero no hace hincapié en las copias de seguridad y recuperación integral de datos.
Después de todo, la pérdida de registros puede ocurrir en diversas situaciones, desde borrados accidentales hasta ataques de ransomware.
Entre los riesgos más habituales se encuentran:
- Eliminación accidental. Cuando los usuarios eliminan accidentalmente correos electrónicos o documentos críticos, y estos archivos van a parar a la papelera de reciclaje de Microsoft, el tiempo de recuperación es limitado. Por defecto, la eliminación permanente se produce después de 93 días.
- Ransomware y ciberataques. Los entornos en la nube no son inmunes a las ciberamenazas, ya que los agentes maliciosos pueden cifrar o destruir datos en la nube. En paralelo, las protecciones nativas cuentan con limitaciones significativas.
- Errores humanos. Las personas no son infalibles. Ninguna empresa está libre de que sus colaboradores sobreescriban datos sin querer, configuren erróneamente los permisos de uso compartido o no efectúen una adecuada sincronización de los archivos.
4 mejores prácticas para implementar soluciones de respaldo en Microsoft 365
Como mencionamos, Microsoft 365 es una potente herramienta para administrar y almacenar datos empresariales.
Sin embargo, para garantizar la seguridad de la información, las organizaciones necesitan implementar soluciones de copias de seguridad. Este tipo de software permite mitigar los riesgos asociados a la eliminación accidental, los ciberataques y la corrupción de los registros.
Ahora bien, si quieren maximizar la acción de estas soluciones, es imprescindible que las compañías sigan algunos lineamientos fundamentales.
Escoger una solución de copia de seguridad fiable
Existen muchas soluciones de copia de seguridad disponibles para Microsoft 365, pero es importante elegir una que sea confiable y, al mismo tiempo, ofrezca una protección integral para todos los datos.
Determinar la frecuencia de las copias de seguridad
La frecuencia con la que se necesitan copias de seguridad no es igual para todas las organizaciones, sino que depende de la naturaleza de cada negocio.
Para evitar inconvenientes, es necesario considerar la importancia que tienen determinados datos y la periodicidad con la que se actualizan. Ambos factores ayudan a determinar la frecuencia necesaria de los backups.
Utilizar múltiples ubicaciones de copia de seguridad
¿Por qué tener copias de seguridad almacenadas únicamente en entornos on-premise cuando se pueden diversificar los espacios de storage?
La protección de los datos aumenta cuando las organizaciones cuentan con múltiples ubicaciones de copia de seguridad, como entornos locales y cloud.
Probar las copias de seguridad regularmente
Para garantizar que los procesos de backup funcionen de manera adecuada, es importante probarlos regularmente.
Esto ayudará a identificar cualquier problema y garantizará que los datos se puedan restaurar si es necesario.
¿Qué cualidades debe tener un software de backup para Microsoft 365 eficiente?
No todas las soluciones de copia de seguridad son iguales. Elegir una herramienta poco eficiente puede marcar la diferencia entre un pequeño contratiempo y un gran desastre.
Entre las características imprescindibles que debe tener un software de backup para Microsoft 365 que realmente garantice la protección y la recuperación de los datos se encuentran:
- Cobertura completa de la plataforma. Debe poder efectuar copias de seguridad para aplicaciones de Microsoft 365, ofrecer captura completa de data y ser compatible con Exchange, SharePoint, OneDrive o Teams.
- Opciones de recuperación granular. Además, debe ser capaz de restaurar elementos individuales, ofrecer restore a nivel de carpeta y a nivel de elemento y contar con mecanismos de recuperación flexibles.
- Procesos de copia de seguridad automatizados. La solución tiene que poder ejecutar copias de seguridad programadas y automáticas, utilizando tecnología de backup de seguridad incremental y garantizando interrupciones mínimas en el flujo de trabajo.
- Funciones de seguridad avanzadas. Además de contar con capacidades de cifrado de extremo a extremo y autenticación multifactor, debe estar en línea con los estándares del sector, a fin de garantizar el compliance.
- Flexibilidad de almacenamiento y retención. Por último, tiene que ofrecer múltiples opciones de almacenamiento de copias de seguridad, almacenamiento ilimitado o de alta capacidad y políticas de retención personalizables.
¿Necesitás una solución de backup para Microsoft 365? ¡Podemos ayudarte! Entrá en contacto con nosotros.