Si hay una meta clara para las juntas directivas empresariales de todo el mundo, es generar la mayor rentabilidad al menor costo. A través de soluciones tecnológicas empresariales y los balances financieros, las organizaciones evalúan cada año cuáles elementos incluir o excluir de su presupuesto. La automatización de tareas, tercerización de cargos básicos e incluso políticas de home office, son algunas de las estrategias para reducir costos.
En este artículo queremos mostrarte cómo inciden las impresoras en el presupuesto de tu empresa, sean propias o mediante un servicio de printing solution (solución de impresiones).
Costo de impresión
¿La gerencia de su empresa ha evaluado detenidamente el costo que implica la compra de impresoras para la oficina? Según la consultora Gartner, un trabajador puede imprimir en su empresa hasta 10 mil hojas al año, de las cuales 17% serán mal utilizadas o desechadas.
A su vez, organizaciones dedicadas a fomentar el ahorro de papel como la fundación Proyungas, estiman que en Argentina se producen al año 1.762.000 toneladas de productos de papel, provenientes de la celulosa de árboles (84%) y de la caña de azúcar (16%). Como se aprecia, la tala de árboles para fabricar papel es abrupta.
Ahorro de energía
Si su empresa no puede prescindir de tener impresoras propias, es importante buscar proveedores y marcas que fomenten el ahorro de energía. Su empresa puede adquirir impresoras de inyección láser, las cuales tienen fusor, lo que permite consumir menos energía por cada hoja impresa. A su vez, es importante que sus impresoras cuenten con modos de apagado automático y suspensión. Esto permitirá que cuando no se esté usando, la impresora disminuya su consumo eléctrico.
Para entender el consumo energético de una impresora, la consultora Gartner estimó que, las 10 mil páginas que puede imprimir un trabajador al año en su oficina, representan un gasto de 9 KWH de electricidad. Si los empleados usan varias impresoras en la empresa, esto ocasiona que el consumo final sea excesivo.
Impresoras multifuncionales
Es muy común para las empresas, adquirir impresoras multifuncionales, con la prioridad de ahorrar espacio y energía. Sin embargo, estos dispositivos pueden consumir igual cantidad de papel y energía que varias impresoras, si no se toman medidas adecuadas.
Activar la función de impresión a doble cara es fundamental. Según el portal Muypymes, imprimir a doble cara permite ahorrar hasta 50% más papel en las oficinas. Como se puede apreciar, asumir los costos de poseer impresoras propias no debe evaluarse como algo positivo o negativo en un presupuesto, sino desde la necesidad de la empresa.
Soluciones de impresión
Entre las múltiples soluciones tecnológicas empresariales que puede asumir su organización, está la tercerización de impresoras, sus insumos y mantenimiento, a través de un proveedor de soluciones de impresión. Esto permitiría reducir los costos de su presupuesto referentes a las licencias de software, mantenimiento por parte del equipo IT, compra de repuestos y capacitaciones.
Tercerizando el servicio de impresoras, su organización debe evaluar los costos de lo proveedores, y especialmente, los elementos de su servicio. Como gerente, usted debe verificar que su proveedor de soluciones de impresión trabaje con cartuchos originales. Según Hewlett Packard (HP), los cartuchos originales aumentan la calidad de cada impresión hasta un 65% con respecto a consumibles recargables o genéricos.
Tiempo de atención
Suponga usted que su empresa optó por tercerizar el servicio de impresoras, obteniendo un ahorro en espacio y gastos de capacitación. Sin embargo, es fundamental que el proveedor contratado cuente con tiempos de respuesta óptimos y efectivos. De nada sirve contratar un servicio técnico que ocasione más gastos, y a su vez le cause una pérdida de tiempo. En DataWise contamos con un excelente equipo de printing solution, capacitados para brindar atención inmediata, así como soporte e insumos originales HP.
El mejor aliado
Si su empresa desea adquirir impresoras, en DataWise recomendamos a nuestro aliado HP Argentina. Con las impresoras HP, la calidad de cada impresión está asegurada. Los cartuchos originales HP ofrecen un aumento de 50% en impresiones con respecto a cartuchos recargables. Asimismo, todos los productos HP cuentan con la certificación Energy Star, creada por el gobierno de EEUU en 1992. Según sus cifras, en 2017, el programa ENERGY STAR para edificios de oficinas ayudó a las empresas y organizaciones a ahorrar 160 mil millones de kilovatios-hora de electricidad, evitar $9 mil millones en costos de energía y lograr 110 millones de toneladas métricas de reducción de gases de efecto invernadero.
Los equipos de imágenes que están certificado por esta entidad son, en promedio, un 40% más eficientes que los modelos estándar. Muchos modelos certificados también tienen una función de impresión a doble cara que permite ahorrar papel. Seleccione impresoras, copiadoras y escáneres con certificación ENERGY STAR para ahorrar energía y dinero. Estos equipos ayudan a ahorrar hasta un 35% de energía en comparación con los equipos convencionales al usar la menor cantidad de energía.
¿Qué es lo que importa realmente?
Las ventajas de adquirir impresoras propias o tercerizar el servicio, serán establecidas por la empresa según su necesidad y objetivos de ahorro. Lo importante es que, sean propias o no, las impresoras, insumos y servicio de soporte, sean de la mejor calidad. Ninguna elección minimiza a la otra. Es cuestión de estudiar las necesidades de su organización.
Si como gerente de compras, director financiero o encargado de IT, necesita parámetros de evaluación, siempre que vaya a aplicar soluciones tecnológicas empresariales de impresión piense en:
- Gastos a largo plazo de impresoras propias vs. proveedores
- Calidad de insumos propios o tercerizados
- Compromiso de las marcas con el medioambiente
Alcanzar un gasto óptimo en impresoras dentro de su empresa, solo será posible con el establecimiento y seguimiento de estrictas políticas de ahorro, respecto a papel, energía y dinero. Su organización puede comprar las mejores impresoras o contratar al mejor equipo, pero nada de esto servirá si no se fomenta una cultura de ahorro.
