Desde hace algunos años, el mundo empresarial es testigo de un marcado crecimiento del uso de la tecnología. Además de modificar la forma de ejecutar diversas actividades y procesos operativos, la incorporación de tecnología trae aparejada otra necesidad: su gestión.
Hoy en día, la gestión de proyectos tecnológicos es una herramienta fundamental para controlar diferentes aspectos dentro de una compañía: desde un simple cambio de hardware hasta la instalación de una infraestructura de red.
En este artículo veremos en qué consiste la gestión de proyectos IT, qué riesgos implica y cuáles son los pasos a seguir para conseguir una ejecución eficiente.
Fases en la gestión de proyectos
Antes de analizar en detalle los proyectos relacionados a la tecnología al interior de las empresas, es fundamental entender que la gestión de proyectos es un conjunto de procedimientos que tienen como objetivo coordinar acciones para alcanzar un determinado objetivo.
Este proceso está compuesto por 5 fases específicas que constituyen el ciclo de vida universal de un proyecto.
Análisis de viabilidad
La primera etapa de un proyecto consiste en llevar a cabo una evaluación de su factibilidad. Los responsables analizan las necesidades de mejoras e identifican la viabilidad de la solución propuesta.
En este estadio es necesario tener en cuenta los costos, las ventajas y el alcance de la aplicación, los riesgos, el retorno de la inversión y los plazos temporales que implicará la implementación.
Si el proyecto supera con éxito esta etapa y se comprueba su viabilidad, está listo para avanzar a la fase siguiente.
Planificación del proyecto
La planificación es una fase muy importante porque sirve de referencia para la totalidad del proyecto. En este punto, los responsables del equipo deben definir todo lo que será necesario para la puesta en marcha.
Objetivos esperados, cronogramas con plazos para cada estadio, personas y equipos involucrados, recursos necesarios, tareas a ejecutar y costos estimados son los principales elementos a tener en cuenta.
En este punto se requiere mucha organización ya que cualquier error de cálculo o de asignación puede repercutir negativamente en la gestión del proyecto y en el análisis de los resultados finales.
Es importante considerar que los proyectos extensos suelen estar sujetos a cambios y actualizaciones, principalmente en el área de la tecnología, en donde las innovaciones son constantes.
Ejecución del proyecto
Una vez realizado el análisis de la viabilidad y la planificación, llega el momento de ponerlo en práctica. Durante la ejecución es fundamental hacer un seguimiento permanente y exhaustivo para determinar si las estrategias se están aplicando de manera adecuada.
También es importante registrar las incidencias positivas y negativas para identificar qué acciones funcionan correctamente y cuáles necesitan ser modificadas para alcanzar los objetivos.
Seguimiento del proyecto
Llegado este estadio es imprescindible controlar los flujos de trabajo que conforman el proyecto para aplicar los cambios de rumbo necesarios a tiempo y asegurar que el propósito inicial se cumpla.
Durante esta fase los responsables del proyecto analizan que la ejecución se realice dentro de los plazos y presupuesto previamente establecidos y permite solucionar cualquier eventualidad que interfiera con los objetivos.
Finalización del proyecto
Por último, es necesario realizar un análisis de los resultados para identificar los errores, fallas, cambios y desafíos que surgieron en las fases anteriores. De esta forma, se estima el suceso o el fracaso del proyecto.
Además, en esta etapa es imprescindible respaldar toda la información documentada caso sea necesaria para un futuro proyecto.
Gestión de proyectos tecnológicos
Ahora que explicamos en qué consiste la gestión de proyectos, llegó el momento de que nos concentremos en aquellos que tienen que ver con la tecnología.
La gestión de proyectos tecnológicos es un conjunto de acciones que buscan planificar, delimitar e implementar las estrategias de IT dentro de una organización con el objetivo de alcanzar las metas tecnológicas de una forma eficiente y concreta.
En la actualidad, la tecnología es un componente esencial para la mayoría de las empresas, independientemente del rubro al cual pertenezcan. En consecuencia, es habitual que deban poner en práctica la gestión de diferentes proyectos.
Entre los tipos de procesos tecnológicos más importantes para las diferentes organizaciones encontramos proyectos de desarrollo de software, servicios de almacenamiento en la nube, implementación de hardware, seguridad de datos, actualización de infraestructura de redes, backups, entre otros.
Riesgos y aspectos negativos
No hay dudas de que para que una organización funcione de manera adecuada una gestión eficiente de los proyectos tecnológicos es fundamental.
No obstante, existen algunos escenarios negativos que pueden generar inconvenientes para el sector de IT.
Avance tecnológico
La tecnología está en constante evolución. Permanentemente surgen nuevas herramientas que reemplazan a sus predecesoras aportando nuevas funcionalidades.
Para disminuir los riesgos es imprescindible revisar las actualizaciones de software y hardware antes de proceder con un proyecto tecnológico.
Nueva adquisición
Precisamente debido a que el ritmo de cambio es vertiginoso, muchos directores de tecnología implementan nuevas herramientas o soluciones tecnológicas que acaban de salir al mercado.
Si bien su objetivo es estar actualizados, el riesgo de no contar con referencias suficientes que permitan conocer y comprobar su efectividad es alto y puede traer inconvenientes en la operatoria.
Frente a este panorama, el análisis de riesgos se torna en una herramienta esencial dentro del proceso de gestión de proyectos tecnológicos.
Recomendaciones para una ejecución eficiente
¿Estás a punto de implementar un proyecto tecnológico en tu organización? A continuación te contamos qué tener en cuenta para potenciar su eficacia.
Establecer prioridades
Si bien existe un cronograma a cumplir, es habitual que en algunas etapas del proyecto surjan imprevistos que generen retrasos o reajustes.
Para que estos episodios no afecten la totalidad del proceso es imprescindible que los responsables tecnológicos establezcan prioridades y las compartan con el resto del equipo.
Gestionar los riesgos
Tal como mencionamos anteriormente, todo proyecto tecnológico debe contemplar la gestión de los riesgos.
Esto permite anticiparse a posibles problemáticas, ejecutar los cambios para evitarlas y diseñar respuestas rápidas para hacer frente a los diferentes inconvenientes. Así será más sencillo minimizar los efectos negativos.
Utilizar una metodología de gestión adecuada
Para que el proyecto tecnológico sea exitoso es preciso elegir un método de gestión adecuado teniendo en cuenta los recursos y el presupuesto disponibles, las características del equipo de trabajo y los resultados esperados.
Después de analizar estas cuestiones, los responsables tecnológicos elegirán la metodología más apropiada para cada caso.
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